Czy wirtualne biura są legalne?

19 lipca 2022

Czy wirtualne biura są legalne?

Wraz z rozpowszechnieniem się wirtualnych biur w Polsce, w głowach niektórych osób i urzędników pojawiła się wątpliwość, czy aby na pewno tego typu podmioty są legalne. Osoby, które chciałyby zdecydować się na usługi wirtualnych biur często zadają sobie te pytanie. I nie bez powodu. Swego czasu dało się słyszeć o wzmożonych kontrolach urzędów skarbowych w takich sprawach. A więc czy wirtualne biura są legalne? Wyjaśniamy.

Wirtualne biura – czy są legalne? Stan prawny

O tym, czym dokładnie są, jak działają i jakie usługi mogą świadczyć wirtualne biura, pisaliśmy w innym tekście na blogu. Teraz chcielibyśmy się zająć kwestią prawną tego rodzaju podmiotu. Czy wirtualne biura są legalne? Pragniemy uspokoić, że ich funkcjonowanie jest w zupełności zgodne z prawem. Świadczy o tym orzecznictwo, a dokładniej wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 2014 roku (II FSK 3549/13), w którym możemy przeczytać:

(…) w obecnych realiach obrotu gospodarczego, przy uwzględnieniu współczesnych technologii, czynności zarządcze i działalność gospodarcza są i mogą być prowadzone w dowolnym miejscu, także przy wykorzystaniu tzw. biur wirtualnych czy biur coworking (dzielonych).

Jak widać wątpliwość o legalności wirtualnych biur została całkowicie rozwiana. Wcześniej co poniektórzy mogli mieć obiekcje w związku z licznym kontrolami urzędów skarbowych w tym zakresie. W dzisiejszych czasach, gdyby takie podmioty nie były zgodne z obowiązującą literą prawa, nie powstawałoby ich tak wiele. Nie cieszyłyby się również taką popularnością.

Wirtualne biuro a VAT

W tej kwestii ważne jest również, aby pamiętać o tym, że podatek dochodowy oraz podatek VAT, jako jednoosobowa działalność gospodarcza, odprowadzasz do Urzędu Skarbowego zgodnie z miejscem Twojego miejsca zamieszkania jako osoby fizycznej. Oznacza to tyle, że jeżeli adres Twojej firmy będzie zarejestrowany na wirtualne biuro, nie będzie on zależny od Urzędu Skarbowego właściwego dla lokalizacji wirtualnego biura.

W praktyce często jest tak, że Urzędy Skarbowe nieco podejrzliwie patrzą na przedsiębiorstwa zarejestrowane na wirtualne adresy. Przekłada się to na większą liczbę kontroli, zwłaszcza jeżeli działamy w takich obszarach jak paliwowa, finansowa czy złomowa. Dodatkowo można było usłyszeć o przypadkach, kiedy Urzędy Skarbowe odmówiły rejestracji jako płatnika VAT nowo powstałej firmy, której główną siedzibą jest właśnie wirtualne biuro. Na przestrzeni lat odchodzi się od takiego podejścia, ponieważ w „popandemicznej” rzeczywistości praca zdalna stała się czymś zupełnie powszechnym. Jak widać nawet takie rozwiązanie nie pozostaje bez wad, chociaż z pewnością jest bardzo atrakcyjne finansowo.