Wirtualne biuro – co to jest? Jak działa i na czym polega?

15 lutego 2023

Wirtualne biuro – co to jest? Jak działa i na czym polega?

Wirtualne biuro – co to takiego? Wiele osób może tego nie wiedzieć, ponieważ nie każdy z nas miał styczność z podobnym podmiotem albo potrzebował jego usług. Jak działa wirtualne biuro i na czym ono polega? Kiedy warto z niego skorzystać i którzy przedsiębiorcy się na to decydują?

Wirtualne biuro – co to takiego?

Wirtualne biuro to, jak sama nazwa wskazuje, biuro, które nie wymaga fizycznej obecności w danym miejscu. Tego typu usługa polega na powierzeniu zadań związanych z kompleksową obsługą biura firmie zewnętrznej. W Polsce jest to dość nowe rozwiązanie, na które coraz chętniej decyduje się spora część przedsiębiorców. Takie rozwiązania już od lat z powodzeniem funkcjonują w Europie Zachodniej.

Wirtualne biuro to bardzo dobre rozwiązanie dla osób, które np. wykonują pracę zdalną i prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą. Według przepisów każda zarejestrowana firma musi mieć swoją siedzibę i adres. Niektóre osoby decydują się na rejestrację siedziby firmy w swoim mieszkaniu, jednak nie dla każdego taka opcja będzie optymalną (np. jeżeli wynajmujemy mieszkanie). Kiedy dopiero startujemy z własnym biznesem, dobrym rozwiązaniem na początek będzie właśnie wirtualne biuro.

Wirtualne biuro – jak to działa?

Wiemy już mniej więcej, czym jest wirtualne biuro. Jak to działa? Takie podmioty oferują przede wszystkim wirtualny adres, na który można legalnie zarejestrować firmę. (Jak założyć wirtualne biuro?) Kiedy już to zrobimy, musimy mieć świadomość, że to właśnie pod tę lokalizację będzie dostarczana wszelka korespondencja. Nie powinno nas to jednak martwić, ponieważ ta kwestia również jest uregulowana. W jaki sposób? Otóż wirtualne biura są obsługiwane przez pracowników, którzy zajmują się m.in. właśnie odbieraniem poczty i informowaniem adresatów o jej nadejściu (najczęściej mailowo). W zależności od tego, w jaki sposób uzgodnimy warunki współpracy z naszym wirtualnym biurem, możemy prosić o skany nadchodzącej korespondencji. To pozwala zaoszczędzić sporo czasu. Może zainteresuje nas również usługa archiwizacji takiej poczty?

Wirtualne biura to idealne rozwiązanie przede wszystkim dla osób, które pracują zdalnie oraz wykonują zawody, które można zaliczyć do tzw. wolnych strzelców (informatycy, graficy komputerowi, copywriterzy). Oprócz tego, takie rozwiązanie bardzo dobrze sprawdza się przedsiębiorcom, którzy obecnie mieszkają bądź przebywają za granicą, ale chcą, aby ich firma miała polski adres.

Wirtualne biura to również korzyść ekonomiczna, ponieważ korzystanie z ich usług jest zdecydowanie tańsze od fizycznego wynajmowania powierzchni biurowych. Te mogą być drogie, szczególnie gdy mowa o największych miastach w Polsce (Warszawa, Wrocław, Kraków).